De EvenementAssistent is een webdienst waarmee evenementenmakers, gemeenten (bevoegd gezag) en adviesdiensten gezamenlijk het aanvraagproces voor een vergunning (of melding) van een evenement vergaand kunnen automatiseren en daarmee de administratieve lasten van alle betrokkenen kunnen verlagen.
 
Voordelen voor gemeenten
De belangrijkste voordelen van de EvenementAssistent voor gemeenten en andere bevoegde gezagen zijn:
 

 Voordeel

 Toelichting

Efficiënt

Met de EvenementAssistent is het aanvraagproces geautomatiseerd. Met name door de automatische verzoeken tot advies aan en communicatie met politie, brandweer, GHOR en overige adviseurs verloopt de afhandeling sneller en betrouwbaarder.

Veiligheid

Met de EvenementAssistent zijn alle denkbare risico’s van een evenement in kaart te brengen en zijn burgermeesters beter in staat bestuurlijke verantwoordelijkheid te dragen voor de evenementen.

Volledig

De EvenementAssistent biedt een volledige intake van alle aspecten van een evenement. Daardoor is in een vroeg stadium veel bekend en kan men tijdig bijsturen.

Categorie-indeling

De EvenementAssistent bevat een landelijke eenduidige methode voor het vaststellen van de categorie (melding, A, B of C). De gemeente ziet daardoor direct wat het risico-profiel bij een aanvraag is en kan daarop anticiperen.

Vergelijkbaar

De evenementen zijn tussen gemeenten goed te vergelijken. Dat maakt advisering eenvoudiger. Ook kan men putten uit de ervaring van (buur)gemeenten.

Actueel

We onderhouden de EvenementAssistent continu en passen deze aan op de effecten van nieuwe landelijke regels en richtlijnen. De gemeente lift daarop mee en hoeft daardoor niet zelf te blijven onderhouden en ontwikkelen.

Deskundigheid

Met de kennis die in de EvenementAssistent is opgenomen haalt men deskundigheid in huis die nu mogelijk ontbreekt of niet altijd beschikbaar is.

Modern

Met de EvenementAssistent zetten gemeenten een volgende stap naar de E-overheid.

Alles op één plek

Alle documenten en correspondentie over het evenement staan op één plek op het web. Daardoor hebben alle betrokkenen toegang overal waar internet beschikbaar is.

Koppelingen

Met de beschikbare koppelvlakken is naadloze koppeling met zaaksystemen, postregistratie en back-office systemen mogelijk.


Invoeren
Om de EvenementAssistent te gaan gebruiken is een relatief kort implementatietraject nodig. Afhankelijk van de ambities kan de EvenementAssistent in een doorlooptijd van 4 tot 10 weken operationeel zijn. Zowel beleidsmatig, organisatorisch als technisch zijn doorgaans aanpassingen noodzakelijk. 
 
Abonnement
Het abonnement bestaat uit het gebruiksrecht op webdienst (Wizard, Dossier, Evenementenkalender, Categorie-indeling), koppelvlakken, documentatie, gebruik van de helpdesk en gebruikersbijeenkomsten.
 
Kosten
Neemt u voor een overzicht van de kosten contact met ons op, dan maken we voor u graag een vrijblijvende offerte op maat.
 
Waarom nodig?
Voor evenementenmakers, gemeenten en adviesdiensten zorgt de EvenementAssistent voor onder meer de volgende voordelen:
  • Minder administratieve lasten, minder onnodige bureaucratie.
  • Uitputtende en eenduidige inventarisatie.
  • Alle informatie op één plek voor alle betrokkenen 24/7 toegankelijk.
  • Veiligere evenementen door ingebouwde risicoscan.
  • Kostenbesparingen.
  • Koppelbaar met interne systemen via StUF.